Vroeger zou je de lokale fanfare hebben besteld, maar dat is niet meer ‘in’. Tegenwoordig moet het allemaal een beetje gekker en een beetje uitgebreider. Hoe zorg je ervoor dat een dorpsfeest of een wijkbarbecue een echt feest wordt waar mensen van genieten zodat er nog jaren over wordt gepraat. Een succesvol evenement zorgt voor een toename in sociale cohesie, hier een aantal tips.

Wat is het doel van het evenement?

De beste manier om een goed evenement te organiseren, is door allereerst de doelen op papier te zetten. Wat wil je doen met het evenement? Wie moeten er allemaal worden uitgenodigd? En wat is de schaal waarop je het evenement wil organiseren? Is het een evenement dat wordt georganiseerd voor Oud-en-Nieuw, voor een zomerbarbecue of voor Koningsdag, bijvoorbeeld. Afhankelijk van het doel zul je het evenement anders invullen.

Waar zal het evenement plaatsvinden?

Een van de moeilijkste momenten als het gaat om het organiseren van een evenement is het vinden van een locatie. Moet je een stal huren van een lokale boer of ga je een tent opzetten op het centrale plein van een dorp? Al dit soort vragen zullen moeten worden gesteld. Tijdens de brainstormsessie moet alles kunnen worden gezegd en niets worden afgezaagd. Vervolgens kan er worden gekeken naar de realisatie van de leukste ideeën.

Wie zorgt er voor het natje en droogje?

Een groot evenement vereist ook een natje en een droogje. Tijdens de brainstormsessie moet er ook worden gesproken over de vraag wie dit doet. Gaat het alleen om een snacktent en een bierbalie of moet het nog beter, zoals een buffet met of zonder tafels. Afhankelijk van wat het doel is van het evenement zullen er andere regelingen moeten worden getroffen. Is het doel om geld te verdienen of moet men uit de kosten zijn? Misschien wil de gemeente ook wel meebetalen als het een maatschappelijk doel dient.

Welke entertainment zal er op het evenement zijn?

Zoals we al zeiden, is het tegenwoordig niet meer zo populair om een fanfare te bestellen. Een artiest boeken wordt door de meeste mensen gezien als een fijne manier om een evenement te vullen. Afhankelijk van de doelgroep moet er meer of minder worden geïnvesteerd in artiesten. In een dorp gaat een vaderlandslievende zanger met Nederlandstalige liedjes er beter in, terwijl in een stad toch vaker Engelstalig wordt gezongen. Men kan bij een bedrijf als Lukassen artiesten van allerlei soorten vinden.

Hoe ga je het aankondigen

Als laatste moeten we het hebben over de promotie. Je kunt wel een hele organisatie op de been zetten. Als vervolgens niemand weet dat er iets te doen is, heb je een lege zaal. Zorg er dus voor dat het evenement breed wordt aangekondigd in kranten, op internet en op billboards in de stad of in het dorp. Met een goede voorbereiding wordt het hele evenement ongetwijfeld een groot succes.