AMSTERDAM - Klanten kunnen hun facturen om verschillende redenen niet op tijd betalen, onder meer omdat ze hun facturen kwijtgeraakt kunnen zijn of onverwachte extra kosten hebben meegemaakt die ze niet kunnen betalen.

Veel eigenaars van kleine bedrijven hebben moeite om een manier te vinden om naar achterstallige betalingen te informeren zonder onbeleefd beleefd over te komen. Toch schaadt een onbetaalde factuur je bedrijf, ongeacht de omstandigheden. Om een gezonde cashflow te behouden, moet je actie ondernemen; de sleutel is, eerlijk te zijn tegen je klanten en een paar back-up oplossingen klaar te hebben. Je bent misschien bekend met late betalingen als je bedrijf een factureringssysteem gebruikt. Maar wat doe je dan precies? Wacht je tot de klant het eindelijk betaalt of schakel je bijvoorbeeld een incassobureau in?

Wat te doen als een klant niet wil betalen
Duidelijke verwachtingen scheppen vanaf het begin is essentieel. Als jij en je klant aanvankelijk afspreken de klus te klaren, is dit hét moment om de basis te leggen voor het betaald krijgen. Voor je aan je klus begint, moet je je tarieven doornemen, het proces voor het uitschrijven van facturen, en de data waarop betalingen verschuldigd zijn. Gebruik een formele dienstenovereenkomst om je afspraak over de voorwaarden van het contract vast te leggen.

Kies een betaalschema
Bepaal een plan voor het doen van betalingen door de opdracht. Stel een vervaldatum vast, zoals 30 dagen vanaf de dag dat de factuur verstuurd werd als je afgesproken hebt dat je betaald wordt bij de voltooiing van het project.

Als je met een nieuwe klant te maken hebt, kun je erover denken meteen een voorschot of een gedeeltelijke betaling te vragen om met de opdracht te kunnen beginnen. Wanneer het werk vele maanden of langer zal duren, kan het opstellen van een plan van maandelijkse betalingen voorkomen dat de uitstaande schuld buitensporig groot wordt en je helpen je geldstroom efficiënter te beheren.

Laat facturen zich niet opstapelen
Stuur snel en volgens het aangegeven betalingsschema alle rekeningen die betaald moeten worden. Maak gebruik van effectieve methoden van facturering die bepalen wanneer betalingen verschuldigd zijn. Je kunt overwegen in je servicecontract kosten voor te late betaling op te nemen, of een incassobureau in te schakelen. Zodat je klanten van begin af aan weten dat je verwacht dat ze prompt betaald worden. Er zijn talloze incassobureau’s die hierbij helpen. Een incassobureau Amsterdam, in Rotterdam of Utrecht helpt je hier graag bij.

Breng kosten in rekening voor te late betalingen
Niemand betaalt graag een vergoeding voor te laat betalen, maar door de klanten vooraf te waarschuwen dat ze zullen worden aangeslagen, kun je het aantal klanten dat hun rekeningen na de vervaldatum betaalt helpen verminderen. Stel een systeem op dat ondersteund wordt door een beleid of dienstvoorwaarden en voer het in.
Als een klant bijvoorbeeld niet binnen de eerste vijf dagen betaalt, wordt aanbevolen dat zij een waarschuwing krijgen; na tien dagen krijgen ze een boete voor te laat betalen; en na twintig dagen verliezen ze de service.

Stel een betalingsplan op
Het opstellen van een betalingsplan kan voordelig zijn om ervoor te zorgen dat je volledig betaald krijgt door een klant die moeilijkheden ondervindt met zijn cash flow en het totale bedrag van je factuur niet in een keer kan betalen. Onderhandel over een hoeveelheid binnen de financiële mogelijkheden van de klant als onderdeel van het betalingsplan, en vermeld hoe lang de betalingen gespreid zullen worden.